如何做好人民法院档案管理工作

    人民法院档案是国家档案的重要资源，真实地记录和反映了人民法院的审判工作和其他各项活动，也是社会的宝贵财富。人民法院档案工作既是基础工作，也是保障工作，是展示人民法院审判历史面貌的重要凭证。随着经济社会的发展，法院档案拥有量和使用量日益增多，档案管理工作的任务日趋繁重。做好人民法院档案工作，实现规范化、制度化、科学化、便捷化，使其更好地为审判工作服务，具有重要意义。

    一方面应充分认识档案管理工作的重要意义。人民法院档案包括诉讼档案以及其它各类档案。诉讼档案是国家重要的专业档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，又是人民法院进行审判活动的重要依据和必要条件。同时，诉讼档案又是审判人员审理案件和执行案件劳动的成果和智慧的结晶。诉讼案件归档是实行案件流程管理中的最后环节，法院档案管理工作是司法政务管理的一个重要方面。另一方面应明确法院档案管理工作指导思想，即坚持以科学发展观统领档案工作，努力建成一个门类齐全、结构合理、管理科学、功能多样，高效服务，具有人民法院特色的档案管理工作体系。全面实现档案管理工作规范化、制度化、科学化、便捷化，充分开发利用法院档案资源，拓展和延伸服务领域，在保证档案安全，不泄露国家秘密的前提下，充分提供利用，发挥档案的社会效益和经济效益，更好地发挥司法档案在服务大局，服务审判，服务社会，服务人民群众方面的重要作用。

    根据档案管理工作特点，掌握工作规律，对于做好工作可以起到事半功倍的效果。基层人民法院的档案管理工作，主要具在以下几个特点：

    1、独有性。法院档案管理工作是一项保护法院诉讼活动记录的重要工作。这些档案是记录和反映法院工作活动的珍贵资料，大部分材料只有一份，是孤本，一但丢失或损毁，将造成无法补救的损失。

    2、专业性。其保管的诉讼档案专业性强，使用频繁。特别是国家公安、安全机关在打击犯罪、维护社会治安和国家安全的工作中，需要经常查阅有关的刑事诉讼档案，以寻找破案的线索和证据材料及相关的法律依据。

    3、长期性。保管期限长、数量多。随着法制建设的不断推进，诉讼档案数量不断增多。根据《人民法院档案管理办法》的规定，诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。

    4、双重性。纸质档案与电子档案并存。随着审判信息管理系统的启用和信息化建设的不断深入，将案件信息录入电脑，在事实上形成了电子档案与纸质档案并存的局面。

    一是把好收集关，源头上重质量。法院工作人员，特别是审判一线人员要严格树立“对历史负责”的高度责任感，严格按照法律、法规及上级的要求，认真细致、按时保质地收集各种文字图表、音像等不同形式的历史记录，准确反映整个诉讼活动等工作的全过程，使整个法院档案形成链条式的材料体系，准确完整，从收集源头上提高档案质量。

    二是把好整理关，过程中抓规范。档案管理人员应加强对各职能部门档案工作的督查和指导，职能业务部门加强与档案业务部门的沟通与交流，齐心协力抓好档案基础建设，制定统一、科学的档案整理方案，增强诉讼档案规范建设的可操作性，提高诉讼档案建设的整体水平。把法院系统档案管理规章制度和《中华人民共和国档案法》相关规定有机结合起来，在管理过程中狠抓管理规范。

    三是把好考评关，培训中提能力。近年来基层法院书记员新招人员较多，在业务能力上参差不齐，在档案管理上时有问题发生。因此，有必要在加强业务培训的同时强化考核，使每个相关人员加强工作责任心，深刻认识做好档案工作的重要性和必要性，从而提高做好档案工作的自觉性，并通过量化考核，奖优罚劣，彰显档案工作在基层法院工作的应有地位，在业务培训中提升管理能力。

    一是明确责任，提高认识。在全体法官和其他工作人员中普遍进行档案工作重要性的教育。结合案件质量评查、半年工作检查和年终工作总结等工作，对档案工作的重要性进行强调。克服重诉讼档案，轻文书档案的思想，尤其与文书档案接触较多部门，如办公室、政治处等，更要特别引起重视。平时在工作中注意文件资料的保管，清退、移交完整及时。文秘人员和档案人员要尽心尽责，及时敦促文件资料的清退、移交、立卷和归档工作。

    二是严格公文办理程序，加强公文办理各个环节的工作。在收文办理的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序和发文办理的拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序中，严格遵守公文办理程序各个环节的工作，把工作责任落实到人，提高公文办理质量，避免公文的遗失和毁损，使所保存的档案既能全面反映法院主要职能活动情况，维护其历史面貌，又为档案的保管和利用打下良好的基础。

    三是配备专职档案人员，保持档案管理工作的相对稳定。档案人员专职有利于增强对档案工作的责任心和使命感；保持档案人员工作的相对稳定性是档案管理工作的客观要求。档案人员的变动也应该有一个工作上的衔接和熟悉的过程，也就是要有一个传、帮、带的过程。不能简单地履行一个交接手续就万事大吉。

    四是完善档案利用的相关制度。档案法规定，我国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。档案利用应当坚持档案查阅、复制、摘抄的相关制度，完善审批程序，履行登记签字等手续。档案人员要严格把好档案利用的制度关，遵守国家有关规定，防止给国家安全和利益，以及他人的合法权益带来损害。

    五是加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能。加大软硬件设施建设，配备必要的扫描仪，打印机、复印机等，实现档案工作的便捷，提高档案管理水平的物质条件。统一分类号，保证准确检索。向社会公布查阅法院档案程序，法院档案档案室的办公电话，保证当事人及其代理律师能及时的查阅、复印有关的档案文书资料。