编者按：丰巢成立于2015年，致力于以智能设备为切入点构建24h无人自助的物联网解决方案，形成智能软硬件服务、末端服务、增值服务、广告服务、电商服务的生态平台。这家年轻科技企业的法务管理有何特点？如何精准识别业务风险，让法务更好地为业务赋能？如何打造高质量法务团队？法务人员如何应对数时代下的新挑战……
李琼嘉
丰巢科技法务部负责人
本期《数字化期刊》，蓝凌联合法大大共同邀请到深圳市丰巢科技有限公司法务部负责人李琼嘉，与我们分享其在法务行业15年的实践经验及其对法务管理的真知灼见。
确立法务部“目团机”，加强人才队伍建设
2021年10月，李琼嘉加入丰巢科技，担任法务部负责人。彼时，他已在法务行业浸润了10多年，拥有国际化法务体系搭建、集团化平台法务及风控闭环管理等工作经验，曾亲历海尔创客小微孵化、碧桂园同心共享海外践行、复星全球化FC2M整合优化等知名项目，在公司从事法务、风险管理乃至运营管理等相关工作。
▲丰巢24小时无人服务站
▲丰巢无人配送机器人
初入丰巢，李琼嘉肩上“担子很重”，面临挑战重重。“一方面人员变动频繁，法务部大多数小伙伴入职不足一年，整个法务团队12人，去除负责知识产权的小伙伴和我本人，一线负责法务工作的仅有8人；另一方面，法务工作量巨大，以合同审查为例，每年场租合同有28万份，其中非标合同6-7万份，每人每年将近要审1万份合同，此外还有诉讼工作等其他工作事宜。”
工作量大、人员有限，李琼嘉意识到，他的当务之急是“整顿团队”。借鉴此前在海尔的经验，他开始构建丰巢法务团队的“目团机”，即目标、团队、机制。主要包括以下几大方面的举措：
1、确定“两处两组、五维度分工、六大专业归口”管理机制
两处即法务处、知产处；法务处下设两组，即合规组、综合组；合规组主管企业合规、公司事务；综合组主管合同管理、诉讼管理、投融支持3大业务。
五维度分工则指专业归口、业务归口、总部支持、区域支持、专项工作。其中，专业归口又划分为企业合规、公司事务、合同管理、诉讼管理、投入支持、知识产权6大类，并指派有能力的个人作为专业事项的负责人，具体执行再分配到其他人员手中。业务归口即根据丰巢的14个业务条线进行细分，每名法务会作为1-2个业务线的法务BP，为其提供法务支持。总部支持则是根据12个职能部门再进行划分，做到每个职能部门需要法务支持时“有人可找”。丰巢拥有30万台柜机，分别分布于全国200+个城市，内部设立了5大战区15个地区，丰巢总部也会对应给这些区域提供法务支持。此外，针对一些专项工作，譬如数据合规专项、反垄断自查、合规月、资产月等，将会具体分配到每名法务的手上。
“通过全新的管理机制的确定，我们让法务的每名小伙伴都知道了自己的具体工作目标及职责在哪里，并且通过具体的分工让他们进行专业方面的积累，并把法务BP的工作做得更加细致，更好地给业务条线提供服务。”
2、制定团队绩效标准、进行目标拆解
明确了工作职责之后，为了更好地评价法务的工作质量，李琼嘉带领团队制定相应的绩效标准。他将团队绩效分为岗位胜任能力（基础能力、业务能力）、跨模块法务技能、软实力（自驱学习力、思维能力、团队管理能力、组织协调能力等）3大块进行考察。
在目标拆解方面，主要由李琼嘉根据公司战略及业务计划等确定部门年度的重点工作，再由专业归口负责人、专项负责人根据所分配到的重点工作制定个人的岗位重点工作，最终形成部门年度工作清单。
此外，李琼嘉还制定了日会日报、周会周报、月度培训交流、季度工作汇报等定期的常规协作机制。即使在疫情期间也能通过会议系统进行落地，确保法务部门内部能够进行正向的沟通交流，以及向其他职能部门进行培训赋能，保障工作的顺利开展。
控风险、促合规，法务与业务深度融合
“重整”法务团队的同时，李琼嘉也带领团队铺开了多项工作，进一步将法务与业务融合，让法务更好地为业务服务，主要围绕“合规”与“风险”两大层面进行。
1、开展合规自查活动，制定丰巢业务合规手册
围绕“合规”方面，法务部做了几件大事：一是针对14个业务条线中的12条线做了业务复盘，复盘每个业务条线中可能涉及到的合规问题，包括法律关系、合规要求等；二是对经营主体信息进行整体排查，包括对公司网站首页和 APP上公示主体信息或链接标识进行自查 ，保障主体信息公示符合法定要求；三是针对电商平台的网络生态市场，根据深圳政府和质监局的要求做自查与排查，包括对以下活动开展合规自查：丰巢自营商品 、平台内经营者的销售行为 、广告及信息发布 、消费者权益保护 、平台内商家管理。
“以上3件事是针对总部层面所做的。另外，我们也针对性地对渠道地区、互媒地区的业务进行了自查和排查，从总部、地区、互媒多层面完成了业务合规的对接。”
李琼嘉介绍，通过对合规工作的总结、沉淀，丰巢输出了《法律合规书》，供丰巢内部员工学习使用。包括三大部分内容：一是12个业务条线具体的复盘分析内容；二是过去一年部门出具的40多份有针对性的法律意见，便于业务部门能知悉曾经发生过的合规事项；三是知识产权的相关制度流程和内容，以加强大家对于知识产权以及专利申请相关领域的认知。
2、重构业务风险大图，梳理出80项合规风险
围绕“风险”层面，丰巢对业务进行了分层分类：基础层，包括硬件开发、系统研发、客户服务等；场景层，包括智能柜、共配站、无人车、无人机、软件app等；业务层，包括物流末端、智慧电商、互动媒体、生活服务、互联网业务、多元方案等。
丰巢根据3大业务层，并结合业务风险梳理的“五步法”，重构了业务风险的大图，共梳理出80项合规风险，让其与业务的符合程度更高。李琼嘉介绍，“五步法”指：首先是拆分业务逻辑，绘制业务流程图；然后根据业务逻辑梳理参与业务各方的法律关系，输出权利义务关系图；再次，根据权利义务关系整理合同清单，输出标准文件清单；根据合同清单，梳理业务的核心履约风险，形成风险大图；最后一步提出风险应对措施，输出合规工作指引。
他提及，“整个五步拆解业务风险之中，控制业务风险最好的方式就是通过合同控制。最优解是做标准化的合同清单，让客户订立合同所有的风险都在可控范围内。如果是非标合同，就通过修改合同或法律意见，把应对措施在合同审查的过程反馈，让业务在具体履行过程之中把控风险。”丰巢已从十多个业务线条中梳理了一百多份合同模板，四十多份文件模板。
数时代，法务人员应该如何应对挑战？
目前，丰巢的合同模板主要通过OA及专门的功能模块进行调用，并通过邮件进行更新，“整个使用过程其实还是缺乏便利。”伴随数字化技术的发展，丰巢亦积极拥抱数字化转型趋势，寻求更好的合同管理、法务管理方式与平台，以提升法务工作的效率与质量。
李琼嘉介绍，目前丰巢正在进行以及计划中的法务数字化建设内容包括4大方面：
1、合同智审系统
“我们计划引入了合同AI智审系统，使用算法快速识别合同条款风险，让部门新员工拥有和老员工同样的合同审核能力，提升部门整体的合同审核效率。”
2、广告AI审查
丰巢希望通过此类技术或系统，将主要依靠个人能力把控广告内容风险转变为使用人工智能把关风险 ，通过广告的AI智审能缓解人员的审查压力，把基础的风险通过AI的方式进行提升，控制广告违规方面的成本。
3、诉讼管理系统
实现对案件全生命周期的管理，对案件上诉、开庭、生效执行等进行预警，管控诉讼案件的过程性风险。
4、知识产权系统
“目前我们还是通过人工Excel表格的方式管理，遇到很多问题，也希望未来在这块儿能做一些提升和建设，通过系统对专利进行全生命周期的管理，尤其在官费缴费方面进行预警，避免专利失效。”
面临数字化时代下的挑战，从公司与团队层面，丰巢制定了自身的法务数字化规划；从个人成长层面，李琼嘉亦带领法务团队不断丰富自身专业知识的学习。“我们参加了Exin-DPO、IAPP-CIPM等认证课程，并且不断地研究学习最新的法律、合规政策，包括数据合规、个人信息保护等相关的法律知识学习，从专业的角度去应对监管的变化和实操过程中的合规问题。”
在10多年的法务领域实践中，李琼嘉对“一名优秀的法务”也有了自己的评判。他认为可以概括为3个关键词：一是迅速响应，有了业务需求要及时、迅速地去回应对方的需求；二是专业能力，法务人员需要在自身的专业领域，包括反垄断、反不正当竞争、广告款、数据、合规、法律等细分领域拥有很强的认知；三是合理平衡，做好商业化与合规之间的合理平衡，保障业务稳定运行，这是最重要的。“风险与收益、做与不做之间的平衡，在法务这里不应该只有是和否或者零和壹，这个灰度把握得越准确，这名法务就越优秀。”
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