一、发布采购信息[1]
发布采购信息是公共采购合同订立的首要步骤。采购活动的法律制度、政策、招标公告或采购公告、中标公告或成交结果、供应商资格条件、评价方法和标准、投诉处理决定、司法裁决、信息统计等采购信息能否平等、高效、及时地传递到所有符合相应资质的供应商手中，直接关系到公共采购合同授予的公正性和公平性，关系到公共采购合同竞争水平和采购效益的问题。采购人应及时采集公共采购的各类信息，交付信息发布机构进行发布，以有效、便利地进行信息递送。
实践中，采购信息发布应把握以下原则：第一，坚持平等、公平的原则。采购人可以根据项目的特点设定合理的资格条件，但应对所有供应商一视同仁，不可人为设置“歧视性壁垒”，不可提出品牌需求。第二，加强信息发布工作的监督管理，对违反相关规定的相关人员进行严肃处理。第三，对于涉密的采购信息，应积极进行“降密”和“去密”处理，最大限度地公开项目的采购信息，从而确保所有具备相应资质能力的供应商参与到项目采购之中，避免寻租和垄断的滋生，杜绝“电子行业”和“行业电子”等问题。
二、遴选供应商
遴选供应商是直接关系到采购合同授予是否公正的一个关键环节[2]。评标委员会或谈判小组须依据评价方法和评价标准等客观因素，对参与采购的供应商资格、报价、能力进行评审，并向采购人提出评审报告，提出候选单位建议，列明候选单位的优先顺序;采购人根据评审报告和候选单位建议择优确定供应商，并将成交结果通知所有参与单位。
供应商遴选过程中应注意以下问题：
一方面，供应商参与采购的基本资格和条件必须完全具备。《政府采购法》、《招标投标法》和《装备采购条例》等明确规定了供应商参与采购的基本条件，要求供应商必须具备具有独立承担民事责任的能力;具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度;具有履行合同所必需的设备和专业技术能力;有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录;要求参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录等条件。同时规定，采购人可以根据采购项目对供应商规定“特定要求，对供应商的资格进行审查。”
另一方面，为了保障评标委员会、谈判小组对供应商评审工作的顺利进行，保证评审工作的统一性、公正性和透明性，在发布招标文件或采购公告的同时，应明确并公开遴选供应商的评审标准。评审标准由一系列评审要素和评审指标组成，通常包括以下方面：一是技术因素，专业技术人员数量、专业人员技术掌握和运用程度、制造能力、专业设备数量和制造能力等;二是管理因素，包括供应商的管理制度运行情况、质量管理控制系统运行情况、质量管理控制能力等;三是价格因素;四是履约保障因素，关键衡量其能否及时有效地履行合同，能否及时进行维修保障;最后，对供应商信誉、保密等方面也要设定严格的评定标准。
三、谈判起草合同文本草案
无论采取招标，还是采取竞争性谈判、单一来源采购和询价采购等哪种采购方式，都要通过后续谈判明确合同条款。一般来讲，公共采购合同文本一般由采购人组织起草完成，并与供应商共同协商和阅签。
谈判起草合同文本草案过程中，应当注意以下几个问题：
第一，事无巨细，详细写明所有协议内容。为了最大限度地避免纠纷的产生，为合同履行、检验验收、交接交付、纠纷处理等日后工作提供便利和依据，合同双方需将所有谈判达成的意见明确写入公共采购合同文本草案之中。第二，掌握并熟练运用谈判技巧。第三，组织合同专家参与谈判和合同文本的起草工作。公共采购合同涉及技术、价格、法律、社会实践等领域的知识，因此，为了提高谈判和文本起草的效率，应组织技术、价格、法律和谈判等专业人员组成谈判小组和起草小组，而且应保证专业人员人数不少于小组的三分之二。第四，保证合同文本内容的准确性和完整性。
四、审定合同文本草案
由于公共采购关系到公众和社会利益，所以公共采购合同文本必须按照特定程序，进行严格审查。实行公共采购合同文本审定制度，是采购主管机关(部门)行使管理职责的具体体现，对促进竞争采购，提高合同订立质量具有重要的监督和把关作用，采购合同文本的审定内容主要包括合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、技术状态、经费和价格以及其他合同条款[3]。
审定公共采购合同文本草案过程中，最重要的是严格落实全面性审查和真实性审查要求。一方面，严格把握审查内容的全面性。如装备采购合同法规要求：“装备采购主管机关(部门)应当按照国家和军队的有关规定，对装备采购合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、装备技术状态、经费、价格以及其他合同条款进行全面审查。”另一方面，严格审查文字内容的真实性、供应商资格的真实性以及供应商遴选过程的真实性。文字内容不真实，违背采购人真实意图和公共利益的，应立即进行改正;供应商资格不真实的，以及选定供应商过程不真实的，应当取消相应的成交通告，并依法追究相关人员的法律责任。
五、签订合同
采购主管机关(部门)审定并批准合同草案文本后，公共采购合同订立业务部门应及时与供应商签订合同。
公共采购合同签订过程中，应注意以下两个问题：
一方面，合同签订说明采购人和供应商之间的要约和承诺已经达成一致，公共采购合同至此宣告成立。但是，由于公共采购合同关系到公众、社会和国家的利益，因此要求经过双方、尤其是采购主管机关(部门)的签章后才能获得法定效力。
另一方面，公共采购合同签订主体要适格。公共采购合同签订主体适格就是要求代表采购人和供应商的签订主体要具有法人资格或委托授权。
六、合同签章
合同签章是公共采购合同订立工作的重要步骤，是合同生效的法定程序。《合同法》第44条第2款规定：“法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的，依照其规定。”同时《装备采购条例》规定，“装备采购合同经装备采购主管机关(部门)确认后生效”，即“签订的装备采购合同报总部分管有关装备的部门、军兵种装备部装备采购业务部门审定，并由装备采购计划部门在合同文本上加盖合同管理专用章后生效。”借鉴装备合同经验，为了充分维护社会和国家利益，维护合同的权威性和严肃性，除装备合同以外的其他公共采购合同也应经过采购主管机关(部门)的签章确认[4]。
七、合同生效
合同生效是公共采购合同订立阶段的一个重要标志，是最具实质意义的环节。公共采购合同具备了法定的生效要件，即具有了法律效力，便对采购人和供应商产生预期的法律约束力。
公共采购合同效力管理工作需要注意以下三个问题：
第一，生效日期。合同生效日期应以盖章日期为准。第二，公共采购合同文本地位。公共采购合同生效前形成的协议、纪要、文件，凡与合同条款有冲突的均无效，相关内容应以合同文本的约定为准。第三，公共采购合同的无效情形。有下列情形之一的，合同无效：一方以欺诈、胁迫手段订立合同，损害公众、社会和国家利益的;恶意串通，损害公众、社会和国家利益的;以合法形式掩盖非法目的的;违反法律、法规的强制性规定的;合同当事人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后签订合同的。合同确认无效后，合同双方应当相互返还非法取得的财产;给对方造成损失的，过错一方应当承担相应的赔偿责任。
八、合同备案
《政府采购法》第47条规定：“政府采购项目的采购合同自签订之日起七个工作日内，采购人应当将合同副本报同级政府采购监督管理部门和有关部门备案。”《装备采购条例》第41条也规定：“总部分管有关装备的部门、军兵种装备部应当在装备采购合同生效之日起15日内，将装备采购合同报总装备部备案。总部分管有关装备的部门、军兵种装备部应当对装备采购合同订立情况实施监督、检查。”
设立合同备案法律制度的目的，一是通过备案制度便于采购主管机关(部门)对公共采购合同订立情况实施监督检查，强化合同订立过程的管理，防止违规行为的发生[5]。二是通过合同备案，可以及时了解公共采购合同的订立情况，采购经费的控制情况，以及便于采购经费的及时拨付。三是便于其他供应商了解、查阅和掌握采购合同的有关情况，为社会监督提供便利。总之，实行公共采购合同的备案制度对促进合同订立的规范化管理，提高公共采购合同订立质量具有重要作用。 |
