目前，人们把基于计算机的计算机会计信息系统，简称为"会计信息系统"或"会计电算化"。那么怎么理解这些概念呢?下面就若干问题进行讨论。

(一)数据和信息

数据(data)和信息(information)都是信息学的基本概念和信息系统处理的基本对象。

1.数据

数据是客观事物(包括概念)的数量、时空位置及相互关系的抽象表示。人类祖先结绳记事可以说是最早的数量的抽象。又如，一个四元组(，M，18，A)是数字和字母组成的数据，一个三元组(+，X，Y)也是数据。还有，在会计工作中，从不同来源、不同渠道取得的各种原始资料、原始凭证、记账凭证等载体上就有大量描述经营业务属性的数据，称为会计数据。总之，一切能为人感的抽象表示都是数据。数据是一个逻辑概念，学习时必须将它和它的物理载体在概念上区分开来。一段文字，只有写在纸上、磁盘上、光盘上，或者写在竹简上、羊皮上甚至沙地上，这段文字才是真正的数据;而纸、磁盘、光盘、竹简、羊皮以及沙地等只是该数据的物理载体。载体有时又称为媒体、媒质或介质等。显然，同一数据可以记录在多种不同的媒体上，而同一媒体也可记录多种不同的数据。一张白纸，既可以在上面写文章，也可以画图画，还可以谱乐曲。

2.信息

信息表示事物的运动状态和存在方式，也可以说是赋予数据以一定的含义或约定。如赋予两个绳结的含义可以是秋收的两堆麦子，或者是猎获的两只野猪。赋予上面的四元组的含义可以是:学号为的学生，男，18岁，成绩为A;也可以描述为:某人1994年1月18日接受M任务经过18小时完成并达到A目标。赋予上面三元组的含义可以是X+Y，也可以是经过+运算，得到X和Y的值。原始凭证经过数据处理系统加工处理后变成总账、明细账等，账簿中的数据对内部审计人员和会计人员来说称之为信息。

显然，同一数据可以表示许多不同的信息，而同一信息又可用许多不同的数据来表示。例如，为了传递成功的信息，可以摄一段欢呼雀跃的录像，也可以照一张举杯同庆的照片，还可以通过电波向全世界喊出"胜利了"的声音，甚至可以拍一份充满喜悦的电报。由此可见，数据和信息之间是多对多的关系，当然也包括一对一的关系。

尽管数据和信息存在差别，但二者又"难解难分"，以致人们在一般场合把数据和信息两个概念不加区分地使用。在会计处理过程中，会计人员对原始凭证等会计数据进行分析加工，获得会计信息，而获得的会计信息往往又成为后续处理的数据。

(二)系统

系统科学是20世纪40年代以后迅速发展起来的一门横跨各个学科的新学科。它从系统的角度去考察和研究整个宏观世界，为人类大规模改造世界提供科学理论和方法。随着科学技术的进步和社会活动的日益复杂，人类所处理和解决的问题越来越复杂，因此必须使用"系统"的思想来处理问题，"系统"成为人们的常用术语。

1.系统的概念

系统是由若干互相依赖的事物结合成的具有整体功能或行为目标的统一体。根据这个定义可以说客观世界都是系统。例如，室内恒温系统是由温度监控器、温度调节器组成的，其系统目标是保持室内温度在25~27℃。当温度监控器接收的输入信息---室内温度高于或低于规定的温度时，便通知温度调节器工作，输出冷气或热气，以保持室内恒温。又如高校系统是由教学系统、教师系统、学生系统、行政系统和后勤系统组成的，其系统目标是培养高层次的社会主义人才。总之，系统有小有大，小到基本粒子，大到地球、太阳系、银河系乃至整个宇宙。

一般来说，系统具有以下五个方面的特点:

(1)整体性。一个系统由两个或两个以上的部件组成，所有部件的集合构成了一个有机的整体。在这个整体中，各个部件不但有着自己的目标，而且为实现整体目标充当必要的角色，缺一不可。

(2)目的性。任何一个系统的发生和发展都具有很强的目的性，这种目的性在某些系统中又体现出多重性。目的是一个系统的主导，它决定着系统部件的组成和结构。

(3)关联性。一个系统中各部件间存在着密切的联系，这种联系决定了整个系统的机制，并在一定时期内处于相对稳定的状态。

(4)转换性。随着系统目标和环境的改变，系统的状态是可以转换的，同时系统状态的转换又是可以控制的。

(5)层次性。一个系统必然被包含在一个更大的系统内，这个更大的系统常被称为"环境"。一个系统内部的各部件本身也可能是一个个小的系统，这些小系统常被称为这个系统的子系统(subsystem)。由此形成了系统的层次性。

2.系统的分类

系统按不同标准可以进行不同的分类。

(1)按照对立统一的观点来划分，系统可以分为:

①自然系统与人造系统。自然系统是由自然过程产生的系统，如人体系统、水循环系统等。人造系统是人们将有关元素，按某种系统结构组合而成的系统，如工厂、超市系统等。当然，所有的系统都存在于自然世界之中，且人造系统与自然系统之间存在着重要的联系。可以说，我们生活的世界是由自然系统与人造系统组成的。

②实体系统与概念系统。实体系统是由客观物质等有形元素构成的物理系统。概念系统是由思想、算法、规划及政策等概念或符号元素构成的逻辑系统。实体系统和概念系统在一定条件下是可以相互转化的。对一个正在运行的现有实体系统进行基本过程和策略的提取并用某种符号或语言描述，便构成一个概念系统。根据外界环境的要求，对现存概念系统进行某种改变，形成新的概念系统，把新的概念系统与某种技术过程联系起来并付诸实施，便又构成了新的实体系统。

③静态系统和动态系统。静态系统是指其结构没有活动性的系统，如建筑是一个静态系统。动态系统是指其结构有活动性的系统，如高校教学系统，老师、学生及课程的结构关系常是活动的。

④封闭系统与开放系统。封闭系统是指该系统与环境之间没有物质、能量和信息交换的系统，如静力学结构系统。开放系统是指系统与环境之间有物质、能量与信息交换的系统，如生态系统。现实世界中的系统，特别是社会系统、信息系统，往往是一个复杂的动态开放系统。

(2)按照自动化的程度来划分，系统可以分为:

①人工系统。系统的主要工作由人工完成，如手工会计系统。

②自动系统。系统的主要工作由计算机自动完成，如机器人系统、计算机会计信息系统。

(三)信息系统

信息系统是指对输入的原始数据进行收集、存储、传输、分析等变换处理，并输出有用信息的系统。

1.信息系统的基本功能

信息系统的基本功能可归纳为以下五个方面:

(1)数据的收集和输入。数据的收集和输入功能是指将待处理的原始数据集中起来，转化为信息系统所需要的形式，输入到系统中。在衡量一个信息系统的性能时，必须考虑以下内容:收集数据的手段是否完善，准确性和及时性如何，具有哪些校验功能，输入手段是否方便易用，数据收集和输入的制度是否严密等。

(2)信息的存储。数据进入信息系统后，经过加工或整理，得到了对管理有用的信息。信息系统负责把信息按照一定的方法存储、保管起来。

(3)信息的传输。为了让信息的使用者方便地使用信息，信息系统能够迅速准确地将信息传递到各个使用部门。

(4)信息加工。信息系统对进入系统的数据进行加工处理，包括查询、计算、排序、归并、汇总等。

(5)信息的输出。信息输出的目的是将信息系统处理的结果以各种形式提供给信息的使用者。

2.信息系统的类型

随着通信和网络技术的不断发展，信息系统出现了各种分支，主要有以下类型:

(1)电子数据处理系统(ElectronicDataProcessingSystem，EDPS)。20世纪50年代中期到70年代初期，由于当时计算机硬件、软件功能的限制，计算机主要用于单纯的数据处理，主要解决数据计算、检索问题，没有将管理模型与数据处理有机结合起来。因此，传统的EDPS是信息系统各分支中惟一较少涉及管理的系统，而是以计算机应用技术、通信技术和数据处理技术为主的系统，不进行任何预测、规划、调节和控制。如会计数据处理系统、状态报告系统等。EDPS是其他类型信息系统的基础，能够向其他类型的信息系统提供数据。

(2)管理信息系统(ManagementInformationSystem，MIS)。20世纪70年代中期，随着数据库和网络技术的不断发展，现代管理信息系统逐渐成熟。它以EDPS为基础，充分利用EDPS的数据和大量定量化的科学管理方法来实现对生产经营和管理过程的预测、管理、调节、规划和控制。该系统主要采用管理决策模型和最优化技术，辅助管理者进行决策。MIS主要支持例行的高度结构化(可程序化的)管理决策问题。如会计管理信息系统、企业管理信息系统。

(3)决策支持系统(DecisionSupportSystem，DSS)。20世纪70年代后期，人工智能和数据库技术进一步发展，促进了MIS的进一步发展，为高层决策者提供更多决策的决策支持系统应运而生。它是以MIS为基础，充分利用各种数据、知识、人工智能和模块技术，辅助高级决策者解决复杂决策问题的人机交互系统。它改善和加强了MIS的"决策支持"能力，更加强调管理决策中的人工作用，支持面向决策者处理半结构化(不可完全程序化)的管理决策问题。DSS的研究方向是以不确定型的、多方案综合比较的、智能型的、充分考虑人(决策者)的因素以支持其决策的方法为主。如投资决策信息系统、生产决策信息系统等。

(4)专家系统(ExportSystem，ES)。专家系统是指根据某一领域的专家在长期实践中积累起来的经验和知识，特别是他们在处理该领域问题时所用的事实和决策准则，编成计算机程序，供决策人员使用，从而提高决策质量的系统。实质上，专家系统属于人工智能的范畴，是一个具有很大发展潜力的新领域。如远程医疗系统、中医专家系统等。

(5)办公自动化系统(OfficeAutomation，OA)。20世纪80年代，随着计算机技术、网络技术和数据库技术等的迅速发展而产生了多功能综合信息系统，其目标是提高办公室工作人员的工作效率。如文字处理系统、电子邮件系统、网上会议系统等。OA的出现正在改变传统的机关事务型办公业务，改变人们的观念和劳动力就业比例结构，为未来信息化的社会提供一个高效、迅速甚至智能化的办公环境。

(6)国际电子商贸系统(InternationalElectronicBusinessPro-cessingSystem，IEBPS)。将数据处理技术运用于商业和贸易领域中的信息处理，最早起源于20世纪60年代。90年代随着区域(或全球)商贸一体化和Internet的出现，特别是EDI技术的兴起，国际电子商贸系统得到了快速发展。国际电子商贸系统是一个以电子数据处理、环球网络、数据交换和资金汇总技术为基础，集订货、发货、运输、报关、保险、商检和银行结算为一体的综合商贸信息处理系统。IEBPS的出现不但大大地简便了商贸业务的手续，加速了业务开展的全过程，而且规范了整个商贸业务的发生、发展和结算过程。如电子报税、网络商业系统等。上述信息系统的划分只是一个粗略的分类。实际上，各分支既相互独立又相互渗透，同时，各分支本身随着科技的进步和发展不断丰富和完善，使其满足社会的需要。

(四)会计信息系统

会计信息系统(AccountingInformationSystem，AIS)是管理信息系统的一个子系统，是专门用于企事业单位处理会计业务，收集、存储、传输和加工各种会计数据，输出会计信息，并将其反馈给各有关部门，为企业的经营活动和决策活动提供帮助，为投资人、债权人、政府部门提供财务信息的系统。它运用本身所特有的一套方法，从价值方面对企业、事业、团体的生产经营活动和经营成果，进行全面、连续、系统的定量描述。会计的各项活动都与信息有关，取得原始凭证是收集原始数据，填制记账凭证和记账是把会计数据转换成会计信息并进行信息的传递和存储，提供账簿和报表是会计信息的输出和使用。显然，会计活动的每个步骤都有信息处理任务，每一步都服从于一个统一的目标，所有步骤以及在各步骤中所采用的方法和程序加起来就形成了一个可以活动的有机整体，这个整体就是会计信息系统。

若从处理手段的角度来看，会计信息系统分为计算机会计信息处理系统(或称电算化会计信息系统)和手工会计信息系统(或称传统会计信息系统)。但随着手工会计信息系统的进一步减少，人们习惯将"计算机会计信息系统"简称为"会计信息系统"或"电算化会计"。电算化是我国经济领域对计算机处理经济事务通俗、笼统的称呼。"会计电算化"的提法是1981年8月由财政部、原第一机械工业部和中国会计学会在长春第一汽车制造厂召开的财务、会计、成本核算应用计算机专题学术讨论会上提出的。当时把"计算机在会计中的应用"简称为"会计电算化"。严格地讲，会计电算化是指用计算机代替人工记账、算账、核算等，并能部分代替人脑完成对会计信息的分析和判断的过程。