第二节入库管理

入库是指物料进入仓库时进行的卸货、验收、上架、堆码以及单据、帐卡处理传递等手续的总称。

入库流程：入库准备，接运，检验，争议处理，入库。

入库原则：

l按照采购订单入库，没有订单，拒绝入库，避免占用仓储空间和管理费用；

l将不合格品一定要分离出来，及时处理；管理不合格品是无效劳动；

l如实入库，多于或少于到货清单数量，都要准确及时地反映出来，对于弄虚作假的行为要严厉打击；

l按照流程一条龙连续作业，提高效率，缩短作业时间，降低入库成本；

1、入库准备。

1.1信息。供应商发货后，仓储部要及时取得发货信息（发货时间、发货地点、运输方式、在途天数、预计到货时间、到货地点、联系电话、名称、规格、数量、包装、形状、单件体积、保管要求、自提还是送货上门、是否需要与货站结算货款等）和采购合同或订单了解需求信息。

1.2延迟到货。对于未按到货通知时间内到货的情况，应及时查询供应商、运输部门，看看是否把收货单位的名称、地址、电话等信息写错；是否中途发生车祸、车辆故障、封道、倒车等情况，而延误收货；收货时要重点关注是否中转反复装卸引起包装异常，，对于这种不正常的到货要逐件检查，问题经常发生在延迟到货的过程中；通知采购部、生产部作出应急方案。进口物资应附码头提单、装箱单、合同、发票四证齐全。

1.3人力。按照到货信息，预先组织人员，安排接收、装卸搬运、检验、堆码等工作环节。

1.4物力。按照到货信息，准备装卸搬运的车辆、检验器材度量衡、秤、尺、移动照明、撬棍、锤子、堆码的工具，以及危险品需要的必要防护用品；

1.5货位。预计货位的面积，提前清场、清洁、预留验收场地。为了保证先进先出，要单独起垛，不要让后到的货压在前面上面，底下后面的货成为死货。

1.6遮垫。准备遮盖用品、托盘、容器等工具，使堆码和遮垫工作同时完成。

2、接运。入库接收分为到货和提货两种方式，到货不需要仓库组织库外运输，提货就需要仓库组织库外运输，注意回途中的物品安全。仓储人员要了解公路、铁路、航空、海运地接受方式。认真检查、分清责任、取得必要的证件，避免将一些在入库前就已经变异的物品带回仓库，造成验收中的责任混淆和不必要的损失。

2、1铁路专用线。仓库接到火车站的到货通知后，应确定卸车货位，力求缩短场内搬运距离，准备好卸车所需的人力和工具。车皮到达后，要引导到位。

集装箱运输的形式，公路铁路联运，将集装箱直接运到仓库门口卸货。

2.2公路配货站、车站、码头提货、空运接货点

l提货人凭货主和本人的身份证，到指定货站提货；

l提货人凭领货凭证的原件或复印件加单位证明信，到车站提货；

l在码头，提货人要先在提货单上签字并加盖单位公章或附单位提货证明，到港口货运处取回货运单，再到指定的库房提货。

2.3直接到供应商处提货（自提）。

2.4供应商直接送到仓库。

2.5生产下线收货入库。

3、验收的定义：仓库在物品正式入库前，按照一定的程序和手续，对到库物品进行数量和外观质量的检查，以验证其是否符合订货合同的规定的一项工作。

验收的作用：通过验收避免给企业带来不必要的经济损失，监督供应商和承运人的服务质量，验收记录作为退货、换货和索赔的依据。保管员判明实属本库保管物资后，应对货物及凭证认真检查所收物资名称、规格、数量、质量，当证件完全符合后，按公司物资检验制度规定提请品质部（及有关技术部门）进行质检，暂不验收，存放在待验区。

验收的基本要求:准确、及时、严格、经济。

数量验收是核对到库物料的编码、名称、规格、型号、数量（件数、长度、重量）等于到货通知单、运单、发货明细表、技术标准、装箱清单等资料是否相符。

质量验收是对物料的外观质量和内在质量进行检查测定，以验证是否符合物品的质量标准或合同的要求。

验收的原则：

必须核对凭证，供应商要提供产品合格证书、技术标准说明、装箱单、磅码单、发货明细表等；核对是否与采购订单一致，相符后才能进行下一步验收。根据物料需求计划MRP和制造资源计划ERP，有时没有采购订单，只有生产计划，按照生产计划推导出BOM表，直接作为采购订单。采购员完成采购任务，货到厂时应及时通知品质部检验员到仓库办理入库手续，其程序具体规定如下：认真填写《检验通知单》，一式三联，并签署。供货单位发票（符合国家税务规定）。发货明细表。质保书。使用说明书。公司领导批准的采购计划。

l正确反映物料的数量、品种、规格、质量和配套情况，要求准确无误。

l在规定的时间内完成验收工作，提交验收报告，处理建议。

l节约验收费用，降低作业成本。

3.1数量验收。方法：逐件清点；检斤丈量；堆码后清点；抽检。当天的到货当天完成入库，隔日入库防止重复入库。

3.1.1 逐件清点。对于多品种小批量的到货，如服装多系列、分色、分码入库，就需要逐件清点，在有时间的情况下甚至要打开成捆成件的包装，逐件清点；

成套交货的机电设备应清点主机、部件、零件、附件、工具备品等。

仪器仪表外观质量缺陷检查100%。

进口货物原则上100%检查。

3.1.2 检斤丈量。注意：出入库要采用同样的计量方法，防止出现误差。

3.1.2 .1检斤物料一律按实际重量验收，凡供应商按检斤交货的，也应该按检斤验收入库，要约的撤销 。不一定要实际计重，如定量包装的白糖，就可以直接换算成吨数入库，并按一定比例抽检。

3.1.2 .2按理论换算检斤交货的，就按规定的换算标准验收，并要在入库单上标明换算的依据、实际袋数、件数、尺寸，如白糖万袋*50公斤/袋，实际入库2500吨，以后如果入库100公斤/袋的白糖，就能区别开来，盘点时出库时遇上不同规格的包装，一定要特别注意，标识清楚，培训到位，防止货损货差的出现。

3.1.2 .3检斤物料应全部点清件数，同时记录毛重、皮重和净重。

3.1.2 .4对于小件的散货大量入库，如果体积、重量、规格相同，可以用检斤清点的方法验收，如每箱五金件有上万个小件，如果计数就成为笑谈，只能通过比例称和电子称来检斤，将来货倒到我们的容器里，检斤换算成数量入库。

3.1.2 .5其他方法计量验收的物料，按有关的规定验收，如玻璃按标箱，木材按立方米等。

3.1.2 .6计量物料的秤差规定

3.1.2 .6.1黑色金属允许公差范围为正负千分之2，有色金属为正负千分之1，生铁锭块包括途耗为正负千分之5，稀有贵重金属不允许有误差。

3.1.2 .6.2进口物料按商品检验局的规定：黑色金属允许公差范围为正负千分之3，有色金属为正负千分之2。

3.1.2 .6.3每50千克水泥重量允许的公差为：49-51千克。

3.1.2 .6.4同一批玻璃的允许的公差为百分之15（按片计算），可自行列销。

3.1.3 堆码后清点。对于品种少、数量大、单件体积小、包装形状规范的到货，适合堆码后清点，在托盘、货架、容器上，按固定的规律码放，每行每层数量一致，垛高一致，每垛数量一致，零头放在最外面的一垛上面，处于明显的位置。由送货人员或库房工人堆码时，库管员一定要在现场监督，防止堆码时变垛型，数量出现变化。生产下线的验收时，对后半夜和吃饭前后的产品要格外注意，此时是出错的高峰期，对新来的员工更要格外注意，这是把垛型码错的主要原因，库管员入库时一定要睁大眼睛，不要把九个底仍然当规定的十个底入库，一下子就亏库了，可能货都发没了也弄不清楚为什么亏库的。应该与生产出台一个处罚规定，错一罚十，发现一次按十倍赔偿，提高生产人员的警惕性，可能十倍赔偿有点高，但是发现错误的几率十分小，大部分未发现的错误只能由仓储补自己赔偿了。

3.1.4 抽检。对于大包装要抽检，按一定比例百分之1-10拆包验货，检查包装和商品是否一致。对于大批量、同规格、同包装、质量较高、值得信赖的商品可以采用抽查的方式，否则只能全差。

验收完毕后，才当发现串款或入库单开错时，及时通知送货人员办理退库手续，或重新入库。

3.2质量验收。

3.2.1 核对物料的品名、规格、型号、材质等。

3.2.2 检查物料的外观质量状况。

3.2.3 核对合格证或技术证件。

3.2.4 检查设备是否成套，配戴的零件是否齐全。

3.2.5 一般性的检查内部结构，如对机电设备作必要的电阻测试。

3.2.6 在外观检查中发现问题，需要作进一步理化性能检验时，应报技术部门、质检部门决定处理。

3.2.7 需要开箱和拆件时，应保证不损坏物料本身，检验后尽量恢复原包装。

3.3检验方法。

3.3.1 目检。在充足的光线下，观察物品的表面状况，标签标识的情况。

3.3.2 听觉、触觉、嗅觉、味觉检验，通过抚摸、摇动、敲击等来鉴定。

3.3.3 检测仪器。测定含水量、密度、黏度、成份、广谱等。

3.3.4 运行检测。在操作中检验。

3.3.5 包装的含水量是衡量保管质量的重要方面

包装材料

含水量%

说明

木箱

18-20

内装易霉、易锈物质

18-23

内装一般物质

纸箱

.12-14

五层瓦楞纸的外包装及纸板衬垫

.10-14

三层瓦楞纸的外包装及纸板衬垫

胶合板箱

15-16

布包

.9-10

4、争议处理。接运、验收中问题的处理，做好验收记录和证据保存，不定期租赁 。作为退货、换货、索赔的依据。

4.1接运入库前的处理。

4.1.1 接运差异处理。错发、混装、漏袋、丢失、损坏、污损等。差错原因：供应商造成的；运输企业造成的；自己装卸运输造成的；除了不可抗拒的自然灾害以外，所有差错都要向责任人索赔。差错事故记录包括：

4.1.1 .1货运记录：是运输企业开具的供收获方索赔的文件。物料名称、件数与货运单记载不符，失窃，损坏，物料污损、受潮、生锈、霉变等。记录必须在收货人卸车前或提货前，通过认真检查后发现问题，经运输企业复查确认后，由运输企业填写交收货人。

4.1.1 .2普通纪录。是运输企业开具的证明文件，不具备索赔效力。遇有下列情况发生货损货差时，填写普通纪录。

l铁路专用线自装自卸的货物。

l棚车的铅封印纹不清，不符或没有按规定施封。

l施封的车门车窗关闭不严，或车门车窗有损坏。

l篷布遮盖不严漏雨或其他问题。

l责任判定为供货方的其他差错事故。

以上情况的发生，责任一般在发货单位。收货人可以持普通及录向供应商交涉索赔。

4.1.1 .3文件存档。全部工作完成后，接运记录、运单、普通纪录、货运记录、损耗报告单、交接单、索赔单及文件、提货通知单等所有文件资料存档备查。

4.2验收争议处理。

4.2.1 到货与订货合同不一致时，及时通知有关部门，作出退货、寄存、变更采购订单的处理。要在管理系统上或到货通知上查看是否有采购订单，来货是否和采购订单上的需求信息一致，品名、规格、数量、供应商、包装等是否出现差异，注意供应商送货到仓库的情况，详细登记处理结果。

4.2.2 入库前发生的短缺，按实际数量入库，并作出与来货清单的差异报告，与供应商沟通，向运输部门索赔。进口物料按有关规定及时验收，以免延误索赔期。

4.2.3 应附的合格证或技术标准等文件不全时，理论上作为待验物料处理，通知有关部门向供应商索取文件。实际运作中经常是先单独验收寄存，等待质量部门的通知。

4.2.4 对于验收中发现的不合格品，应该保存证据，作出不合格品的报告。下列情况应严格把关，不准验收：无公司领导批准采购的。与合同订货单计划不符的。违反公司规定，采购员工作标准，没按规定进货渠道采购的。质量不合格的。

4.2.5 对于待处理的物料，不得办理入库手续，应该单独存放，妥善保管，防治与正品混杂出库，防止丢失变异。

4.2.6 发生差异时，及时通知采购负责人，送错或数量不足，要及时补充订货不要耽误生产销售的经营活动，办理拒收、寄存、入库等手续；超过采购数量时，超出部分原则上要拒收，避免增加我们的仓储管理费用，如果采购同意接受，要求他补充一笔采购订单，严禁库管员私自收人情货关系货。4.2.7库管员要根据经验目检和通知质量人员到现场抽检，由于抽检造成数量不符时要求质量人员开具出库单。

4.2.8 对于裸件（没有包装、没有商品信息），即使库管员商品认知能力够，也要用记号笔把品名规格写在裸件上，如某些汽车配件；或自己制作商品标识卡挂在裸件上，如某些服装系列；防止轮岗换人时，不能正确认知商品，出库时发生错误。

4.2.9 对于包装异常时，如污损、破损、变形，要会同送货人员一起，开包验收，发现数量减少或质量变异时，要及时登记索赔拒绝入库，单独存放，与正品隔离，等待处理；能当场更换包装的在条件允许的情况下，立即处理，看看http://5law.cn/info/a/sifa/jingjijiufen/2012/0711/302910.html。避免在运输途中丢失。

5、入库。将验收后的物料放在规定的预留货位上；

5.1手工填写入库单，要求字迹清晰、信息全面不漏项；

5.2录入管理系统，要求必须在采购订单或生产订单中录入，没有订单，属于非法入库；注明货位。

5.3填写材料管理卡片，注明入库时间，经受人，出入库随时调整，保证卡片和实际库存一一对应。

5.4登帐，填写手工帐或电子表格帐。

5.5建档，仓库应给对所有库存物品建立档案，以便物品管理和与客户联系，也为将来发生的争议保留证据，同时有助于总结积累保管经验，研究仓储管理规律。最好一品一档：

5.5.1 物品的各种技术资料、合格证、装箱单、送货单、质量标准、发货清单；

5.5.2 物品运输单据、普通记录、货运记录、残损记录、装载图等。

5.5.3 入库通知单、验收记录、技术检验报告；

5.5.4 保管期间的检查、保养的作业，通风除湿、倒仓、事故等直接操作记录；

5.5.5 保管期间的温度、湿度、特殊天气等纪录；

5.5.6 出库凭证、交接签单、检查报告；

5.5.7 其他有关该物品的特殊文件和报告纪录；

调拨入库

6、退货管理。退货是指仓库已经办理出库手续并以发货出库的物料，又退回仓库的业务。

退货，用红字冲减出库，决不能按入库处理，造成帐务混乱。退货要有正规严格的审批手续流程制度，经过严格的检查验收，仓库才能接受退货。销售部门申请，主管领导签字，运输部门提回仓库，质保部门作出鉴定，办理退库手续，并作出下一步流向的安排，不能放在仓库就不管了。

6.1退货原因：

6.1.1 质量事故

6.1.2 供应商倒闭

6.1.3 为了扩大销售，承诺一定的百分比退货定额。

6.2退货注意的问题：

6.2.1 退货和出库时一样完整，附件、工具、技术资料、包装等齐全。经过整理，可以重新销售。填写成品退货单。

6.2.2 没有使用价值的，需要报废处理，看看是否能够拆零件下来。填写报废单，财务部签字，追究责任人的责任。

6.2.3 局部残损、整体完好的退货，质保部门作出残值鉴定，差额有责任人承担，退货经维修维护后，退入仓库。可以降价处理，可以给员工发福利；

6.2.4 经销商接受顾客的退货，可以与生产厂家联系，将损失转嫁到供应商身上。

6.2.5 对于不符合退货规定的情况，要与客户沟通，退回客户，运费由客户自行承担。