电子邮件如何作为劳动仲裁和诉讼的证据

电子邮件如何作为劳动仲裁和诉讼的证据
前面我们讨论过了电子证据在劳动法上的效力，下面我们将重点研究一下电子邮件如何取证才能作为劳动仲裁和诉讼的有效证据使用。
1、公司系统内部邮件
现在有些公司通过系统内部邮箱进行文件传输和工作安排，一旦离开公司系统，在外边是打不开邮箱的。实践中有很多当事人离职后公司系统打不开，因此邮件根本无法获取。对于这种情况，提醒劳动者在日常工作中收发邮件时一定要备份到服务器，这样一旦日后需要提取证据的时候可以向服务器申请，你看劳动合同短期化。或者在进入诉讼时可申请法院保全证据或先进行公证。
2、公共系统注册用户邮件
对于外部能打开的邮箱的邮件，一般很容易获得，因此一般不需要保全。对于这些邮件作为证据使用时，对方一般会反驳是否有原件。将电子邮件作为书证使用，首先碰到的是证据的原件问题。因为书证最容易伪造和变造，所以，无论刑事诉讼、民事诉讼或行政诉讼，收集书证都应力求原件，当事人提供书证也应当提供原件。那么，电子邮件的原件是什么呢？是电子计算机依程序自动生成的数据，还是输入者在没有底稿的情况下直接输入的信息？是输入者据以录入的底稿，还是电子计算机打倒输出的材料？这些在现行法律中均无明确确定。根据我国《电子签名法》第六条规定：符合下列情节的数据电文，视为满足法律法规的文件保存要求：（一）能够有效地表现所载内容并不可供随时调取查用。（二）数据电文的格式与其生成、发送或接收时的格式相同或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容。（三）能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间。我们认为，电子邮件既然是以其记载的内容来证明案件事实的，所以保存在电子计算机中的相应信息应被视为电子邮件的原件，而不论其有无原稿与否，如有原稿存在，原稿应被视为与电子邮件相异的其他书证。
3.公共系统非注册用户邮件
由于电子系统的专业技术性太强，如使用公共资源的非注册用户或电脑“黑客”侵袭等就应另当别论。因此，对电子证据的取证将十分重要。目前，只能向网络服务提供商进行调查和证据保全，查明对电子证据有无删改，再确定收发网址与时间等。
律师建议：
我们建议在平常的工作和生活中邮件最好备份方便日后取证，而取证的方式，最好以查看源代码并复制出所有内容粘贴到字处理软件中编辑并打印，这样能够取得邮件中的所有内容；附件中的内容，应根据不同的文件格式，尽可能不失真地用高档设备打印出来；如是声音文件的，可记录成文字后打印出来，并保留原声音文件以便于将来庭审中质证。还要提醒注意一点：即你的电子邮件的签名应显示你身份证上的姓名，而不是你的英文名，否则，到时你还得证明该英文名就是你本人。对有争议的电子邮件，应先核对其点字签名，如相符，应认定系拥有该电子签名的人所收发。因为，电子签名就是代表各人身份的电子标记，如私人印章一般，自己应当有保管义务，即使被他人盗用，也应对善意相对人承担责任。
从以上情况可以看出，利用电子邮件来做为证据使用，虽然法律上认可，实践中也有操作，但其程序复杂，增加了当事人举证的难度。
【刘芬律师简介】女，对外经贸大学法学硕士。律师主要从事劳资纠纷法律研究和劳动人事制度风险防控法律研究及实务操作，专注于劳动争议案件的解决及提供劳动法培训，担任劳动法专项法律顾问。执业地址：北京市东直门南大街甲3号居然大厦18楼；业务电话:（+86）
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