朝阳区职工档案整理标准

为更好地贯彻落实《北京市朝阳区劳动和社会保障局、北京市朝阳区档案局关于加强职工档案管理工作的通知》(朝劳社发〔2006〕50号)，进一步规范职工档案的整理，便于保管和利用，根据《企业职工档案管理工作规定》，特制订本标准。

一、企业职工档案的内容及分类

第一类:履历材料

包括:

1.履历表(书)、简历表;

2.职工、教员、军人(包括入伍、退伍)学生等各类人员登记表;

3.普通高中、初中学生毕业登记表;

4.更改姓名材料;

5.就业登记申请书;

6.委托存档登记表(寄存人事档案登记表);

7.失业转就业育龄人员婚育情况登记表。

第二类:自传材料

包括:

凡是本人书写的叙述本人经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料，属于自传材料。

第三类:鉴定、考核、考察材料

包括:

1.鉴定表(含自我鉴定);

2.组织正式出具的职工表现材料;

3.考核登记表。

第四类:评定岗位技能和学历材料

包括:

1.报考高校的登记表;

2.能反映一定专业(技术)的毕业生登记表;

3.学历证明、学位证书(证明);

4.学习(培训)成绩表、成绩单;

5.套改、晋升、聘任技术职务的材料，专业技术任职资格申报表、审批表;

6.创造发明、科研成果、著作及有重大影响论文等目录。

第五类:政审材料

包括:

1.审查职工政治历史情况(包括党籍问题)的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、交待或说明材料、主要证明材料;

2.甄别复查结论(意见、决定)、批复;

3.入党、入团、参军、入学、出国等政审调查材料;

4.更改姓名、民族、年龄、国籍等组织审查材料;

5.家庭成员、主要社会关系的政治历史情况证明材料。

第六类:参加中国共产党、共青团及民主党派的材料

包括:

1.入团志愿书、申请书及退(离)团材料;

2.入党志愿书、转正申请和入党申请书;

3.中国共产党党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见、取消预备党员资格的组织意见、被劝退或除名的主要事实依据材料、退党材料;

4.加入民主党派的有关材料。

第七类:奖励材料

包括:

1.各级先进人物、英雄模范称号登记表(审批表)、模范事迹、嘉奖、通报表扬材料;

2.创造发明事迹、各种科技和业务奖励材料;

3.立功受勋、表彰材料。

第八类:处分材料

包括:

1.处分决定、查证核实材料、本人对处分的意见;

2.法院审判判决书;

3.开除党籍、团籍的材料。

第九类:任免呈报表和工资、待遇的审批材料

包括:

1.工资级别登记表;

2.职务工资变动登记表;

3.调资审批表;

4.定级和解决待遇的审批材料;

5.任免呈报表

6.录用和聘用审批表;

7.劳动合同;

8.终止、解除(聘用)劳动合同或工作关系证明;

9.退休审批表;

10.复员退伍、转业审批表;

11.出国出境审批表;

12.党代会、人代会、政协会、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表登记表;

13.保险福利待遇(失业、养老、医疗、生育、工伤、住房公积金)的有关材料及相关协议;

14.工伤认定申请表及工伤认定结论通知书;

15、劳动能力鉴定确认申请表及劳动能力鉴定确认结论通知书;

16.北京城镇人员就业登记卡(招工竖表);

17.失业人员情况表;

18.失业人员享受失业保险核定表;

19.北京市失业人员领取失业保险和医疗补助金通知单;

20.北京市失业人员申领失业保险登记表;

21.北京市失业人员失业保险金停发通知;

22.自谋职业人员享受社会保险费补助协议书;

23.个体工商户营业执照复印件;

24.自谋职业社会保险费补助补助审批表;

25.北京市失业人员一次性领取失业保险金凭证;

26.北京市失业人员失业保险金领取证复印件;

27.停止自谋职业人员享受社会保险费补助审批表;

28.用人单位与个人缴纳失业保险费情况证明;

29.社会保险缴费台帐;

30.北京市社会保险关系转移证明;

31.北京市社会保险人员转移情况表;

32.社会保险个人账户转移单;

33.个体工商户及雇工、自谋职业人员缴纳大病医疗费和支付报销大病医疗费和支付报销大病医疗费情况台账;

34.其他关于招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险、待遇、出国、退休、退职等材料;

第十类其他可供组织参考的材料。

包括:

1.企业工人从事特殊工种工作登记卡;

2.企业职工参加工作时间及连续工龄核定表;

3.计划生育审批表;

4.招工、参军、参加工作、毕业生、工作调动等所作的体检表;

5.有残疾?查报告及有关情况的遗书;

7.有关证明单位改制的文件材料;

8.有关证明单位更名的文件材料;

9.有关证明单位性质的材料;

10.有关证明在外地从业期间参保情况的文件材料;

11.有关证明从事特殊工种的文件材料;

12.有关特殊工种岗位的批件;

13.有关证明招工情况的文件材料;

14.有关证明知青身份的文件材料;

15.有关证明户籍迁出迁入的文件材料;

16.有关证明出生时间的文件材料

17.有关证明参军、复员、转业人员身份、时间的文件材料;

18.其他证明材料。

二、企业职工档案材料的排序与编号:

(一)企业职工档案材料排序。企业职工档案材料在每类下按形成时间排序，形成时间早的材料放在前面，形成时间晚的放在后面，标注多个时间的材料，以最后的时间作为材料的形成时间。

(二)编件号。材料排序后，用铅笔在每一份材料首页的右上角注明类号和顺序号。类号在前，顺序号在后，中间用破折号联接。如:1-1。

(三)编页号。企业职工档案材料以件为单位编页号，每面为一页，凡有有效字迹和表格的页面，均应编制页码，用铅笔编制，正面在右下角，反页在左下角，用阿拉伯数字编写。

三、企业职工档案材料的编目

每卷职工档案必须有详细的档案材料目录。

(一)按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写。

(二)每类目录之后，须留出适量的空行(6-10行)，供补充档案材料时使用。

(三)目录填写要正确，字迹要工整美观。

(四)填写目录后，要检查核对，做到准确无误。

(五)目录各栏目的填写。

1.类别的填写。类号用汉字，顺序号用阿拉伯数字填写。如:第一类履历材料用汉字"一"表示、第一类材料的第一件用阿拉伯数字"1"表示。

2.材料名称的填写。根据材料题目填写材料名称。无题目的材料，应拟定题目;材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。

3.材料形成时间的填写。一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。

4.材料份数的填写。以每份完整的材料(包括正文和附件)为一份，用阿拉伯数字填写。

5.材料页数的填写。填写材料的实际页数。

四、企业职工档案材料的技术加工

为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。其主要方法:

(一)对超出16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪裁;不能剪裁的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。

(二)对破损、卷角、折皱和小于16开规格的档案材料，要进行裱糊。裱糊用的衬纸，必须采用白纸;浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张;裱糊后的档案材料要晾干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤。

(三)对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须加边，保证装订，不压字、不损害材料内容。

(四)拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。

五、企业职工档案材料装订

每个职工的档案材料，必须装订成卷，做到案卷整齐、平整、装订牢固，具体方法:

(一)目录置于卷首，材料排列顺序与目录相符。

(二)将目录与材料核对无误。在每类档案材料前放入隔页纸。

(三)理齐档案材料。材料条件好的应做到四边整齐，条件较差的，以左边和下边两边为齐。

(四)打孔。在材料左侧1.5厘米处竖直等间距打三个孔，孔距8.3厘米，用鞋带装订。

(五)使用国家统一规定的标准职工档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名。

(六)装盒。将装订好的案卷装入职工档案盒中，填写姓名、档案号和籍贯。

(七)职工档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查。

六、企业职工档案书写质量要求

企业职工档案必须保证书写质量，字迹要工整、清晰，使用碳素墨水或黑色签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸等不利于档案永久保管的书写材料。

七、整理工作的注意事项

企业职工档案整理工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《企业职工档案管理工作规定》。

(一)不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

(二)不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理。

(三)在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止损毁、丢失档案材料和泄露档案内容，确保档案安全。

(四)整理职工档案中原目录的处理。

1.原目录加盖整理单位公章，写明简要情况。内容包括:根据朝劳社发(2006)50号文要求，对职工档案进行整理，为便于了解历史情况，保留历史原貌，将原目录保存。经手人姓名、日期。

2.将职工档案材料分类整理后的类号和顺序号在原目录相应条目的备注栏内标明。

3.原目录放在档案材料的最后，与材料共同装订。

(五)后续档案材料的整理。后续职工档案材料，每半年整理一次，将材料内容填写到相应的目录中，并将经手人员姓名和日期填写在备注栏内，将材料装订到案卷中。