各县(市、区)人民政府，市人民政府各委、局、办：

　　经市政府领导同意，现将《忻州市人民政府办公厅公文处理办法》予以印发，请遵照执行。原《忻州市人民政府办公厅关于印发〈忻州市人民政府办公厅公文处理办法〉的通知》(忻政办发〔2010〕252号)同时废止。

　　附件：收文流程图

　　发文流程图

　　二O一二年三月二日

　　忻州市人民政府办公厅公文处理办法

　　第一章 总 则

　　第一条 为进一步提高办公厅公文处理质量和效率，进一步加强公文处理的规范性、科学性，根据《国家行政机关公文处理办法》和省政府办公厅《关于印发山西省人民政府办公厅公文处理办法的通知》要求，结合市政府领导要求和办公厅工作实际，制定本办法。

　　第二条 市政府及其办公厅公文是履行市政府职能，劳动合同补充协议书。在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是执政为民、依法行政和进行公务活动的重要工具。

　　第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效、“一口进一口出”的原则，做到及时、准确、安全。

　　第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

　　第六条 市政府办公厅公文处理机构：

　　机要文书科是负责市政府办公厅公文处理工作的管理机构，负责承办国务院及国务院办公厅、省政府及省政府办公厅、市委及市委办公厅、各县(市、区)人民政府、市直各部门、省驻忻单位等来文的收发运转工作，负责承办市政府及市政府办公厅公文审核制发工作，负责对全市行政机关公文处理工作进行业务指导。负责已办结公文的整理(立卷)、归档、管理工作。

　　秘书一科、秘书二科、秘书三科、秘书四科、秘书五科、秘书六科、信息科(秘书七科)负责相关业务的公文办理。

　　办公室负责承办省直各厅、局和全省各市来文及办公厅内部事务来文的办理;

　　会务科负责承办市政府及市政府领导召开、出席的会议、活动的公文办理;

　　督查室负责市人大、市政协转来有关建议和提案的办理以及市政府督查事项的公文办理;

　　市政府应急办负责突发事件的公文办理;

　　其他科室负责承办各自工作职责范围的公文办理。

　　第七条 各科室应高度重视公文处理工作，认真遵守本办法。

　　第二章 常用公文种类及发文字号

　　第八条 市政府及其办公厅常用的公文种类主要有：

　　(一)决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　(二)通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　(三)通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

　　(四)通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　(五)议案。适用于市政府按照法律程序向市人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

　　(六)报告。解除劳动合同。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问。

　　(七)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

　　(八)批复。适用于答复下级机关的请示事项。

　　(九)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　(十)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　(十一)会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　第九条 发文字号及签发：

　　(一)忻政发。市政府发布全市重大战略决策、政策措施，要求各县(市、区)人民政府、市直各部门长期贯彻执行的文件。分管副市长审核后，由市长签发。

　　(二)忻政。市人民政府向省政府的请示、报告。由市长签发。

　　(三)忻政函。市政府向市委、市人大常委会报送材料，请求批准事项;向省政府各厅、局报送材料、请求批准(询问)事项的函;与兄弟市政府或其他不相隶属单位商洽工作;对下级机关请示事项的批准、答复和批复;对某一方面工作做出安排、通报、奖惩等文件。市长签发。

　　(四)忻政发(密)电。市政府向省政府及省政府各厅报送较紧急的请示事项或情况报告。向全省各市政府或其他不相隶属单位商讨较紧急的事项;要求各县(市、区)人民政府和市直各委、局、办尽快贯彻落实的重大事项文件。由市长签发。

　　(五)忻政任。市政府对市委常委会、市人大及其常委会、市政府常务会议等会议议定的人事任免文件。由市长签发。