从会计凭证到会计报表，都离不开它。因为汉字在计算机处理过程中有不确定性和二义性，为了保证数据的唯一性，便于计算机第二章数据文件分析与设计研究。

(一)会计科目编码设计的必要性会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的命名。会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法。会计科目编码在手工操作下一般不使用，但采用计算机处理会计数据时，则需要采用会计科目编码，这是因为:

1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系，便于分类，科目代码的不同位数，可以反映出会计科目的逻辑关系。例如采用322结构的7位编码，若某些科目编码前三位相同，则表明这些科目具有相同的一级科目;若前五位相同则表明这些科目不仅具有相同的一级科目，同时还有相同的二级科目。

2.便于计算机识别和处理。将文字的会计科目变为统一的编码，便于计算机校验、分类、检索及处理。

3.可以节省存储空间，提高运算速度。会计科目的文字长度不同，如果使用编码，则可以使其长度标准化，并可缩短其长度，节省存储空间。例如:"应收账款---长兴公司"用编码可表示为""，可以看出，用编码表示是5位代码，占5个字节的空间，而用汉字表示，至少需占16个字节。

(二)科目编码方法

所谓编码是按照一个系统的方案指定数字、字母或其他符号，借以区别各项目的类别和项别。会计科目编码，可以采用字母、数字或字母、数字混合编码等不同的方法。一般采用数字或混合编码方法作为会计科目编码方法，字母编码方法虽然在进行编码时可与所反映的对象有某些联系，容易记忆，但相对于其他两种方法，具有不易于进行计算机处理的缺点。在使用编码方法时，必须使科目编码的设计能够避免重复，同时反映一定的经济内容，为此可通过以下几种编码方法进行编码设计。

1.顺序编码，是按编码对象顺序排列进行编号的一种方法在编制顺序码时，每一个编码对象的编码均须比前一个编码对象的编码大1。这种方法的好处是简单，且可知道已编码科目的个数;其缺点是使人感到杂乱无章难以记忆，不能从编码上清楚知道该科目所反映的经济内容。

2.位数编码，是将编码的每一位或几位赋予一定的含义进行编号的一种方法。在编码时，从最高位开始，每一位或几位分别代表不同的分类。以8位科目编码为例，应用位数编码方法可编码如下:前三位表示一级科目，前五位表示二级科目，八位表示三级科目。假设某企业固定资产设三级明细科目，则"固定资产---车间---甲型号机床"可编码为，其中"161"为一级科目"固定资产"的编码，""为二级科目"固定资产---车间"的编码，""为三级科目的编码在8位科目编码中，8位编码分为三段，第一段为三位，第二段为二位，第三段为三位;一级科目即为第一段的三位，二级科目即为第一段的三位和第二段的二位，三级科目即为第一段的三位、第二段的二位和第三段的三位。

3.分组编码，是按数字顺序分组表示某一项目的不同类别进行编号的一种方法。在分组编码时，由某一特定号码至另一特定号码代表某一项目的一定类别名称。例如:某企业固定资产有机床、机车、汽车等，这些固定资产又有许多型号规格，假定采用6位分组编码，对三种固定资产规定一定的编码范围，则编码可设计为:

科目编码科目内容

-固定资产---机床

-固定资产---机车

(三)科目编码设计的基本原则

1.规定性原则

一级科目及部分明细科目应根据财政部和主管部门的统一规定来进行编码。目前一级科目编码一般为三位。

2.层次性原则

会计科目具有层次性，有上级科目与下级科目、直接上级科目与直接下级科目之分。会计科目具有层次性，其编码也应具有层次性，以便通过相关科目编码找出它的上级科目编码、直接上级科目编码、下级科目编码及直接下级科目编码。为了使科目编码具有层次性，公司上市 。就必须以某科目的直接上级科目编码作为该科目编码的前部。

(四)会计科目编码体系的设计

会计科目编码体系的设计首先要遵循会计制度的规定，即一级科目编码要按照会计制度的规定设置，这意味着一级科目代码不存在编码设计问题，科目编码体系的设计实际上就是明细科目的设计。

对于明细科目编码的设计，大多数会计软件采用定长定位方式，即科目编码体系中各级科目编码的长度是固定的。如方式，它表明一级科目的长度为3位，二级科目的长度为5位，三级科目的长度为7位，四级科目的长度为9位，五级科目的长度为11位。按这种方式设计出的科目编码各级长度固定且简单，程序上容易实现，但对用户而言使用时不够灵活，不能满足实际工作需要。如方式下进行科目编码设计，每级科目最多只能设计99个，就会出现不够用的情况。例如"应收账款"科目一般是按客户名称设置二级明细，对于一个业务量稍多的企业二级科目很容易超过99个，这种方式无法满足用户的需求。为了满足用户需求，可否采用最大长度法来设计科目编码体系呢?如方式。这种方式从一定程度上可满足大多数用户的需求，但会出现科目编码过长用不完的情况，造成存储空间的浪费。例如，"现金"科目一般是按币种设置二级明细，其数量不会超过100个，按方式则会出现科目编码过长，且这种情况不仅限于一两个科目。由以上分析可以看出，按定长定位方式设计会计科目编码体系是不可取的，我们可采用不定长方式来设计会计科目编码体系。

不定长方式，是指科目编码体系在不超过总长度的前提下，除一级科目编码长度固定外，其他各级科目编码的长度是不固定的，可由用户自行随意设计。显然这种方式克服了定长定位方式中所存在的缺点，还较好地解决了科目编码设计中简短性原则和扩展性原则之间的矛盾。但按不定长方式设计科目编码，无法判断出科目编码的唯一直接上级科目编码，如在不定长方式下，从科目编码""不能判断出它是几级科目，也不能判断出它的直接上级科目编码和上级科目编码。由于在通用会计软件中，凭证中科目发生额的录入必须录入其最低级明细科目的发生额，上级科目的发生额都是根据最低级明细科目的数据自动产生的，这就意味着要按各级科目的长度截取编码从而确定其直接上

级科目编码。在不定长方式下设计的科目编码，就不能像在定长定位方式下，对任意科目编码固定地截取编码来确定其直接上级科目编码。因此，要实现按不定长方式设计科目编码，必须在科目余额文件中增加两个字段:科目级别和科目结构。"科目级别"是用于标明所对应科目的级别。科目结构是用于标明所对应科目的长度，以及各上级科目的长度。例如，""的科目级别为4，科目结构为3578，则其直接上级科目(三级科目)为""，上级科目(二级科目)为""，一级科目为"521"。

在不定长方式下，若"科目级别"和"科目结构"两个字段内容由用户填制，则容易出错，一旦出错，将导致整个账务处理系统的数据发生错误。因此由用户录入的方式不可取，只能由软件自动产生。由软件自动产生"科目级别"和"科目结构"的实现过程如下:

1.要求在科目增加录入时从最高级科目开始录入，即先录入一级科目，然后录入二级科目，再录入三级科目，以此类推。

2.所增加的科目编码长度为3位或4位时，则科目即为一级科目(一级科目长度固定为3位或4位)，科目级别为1，科目结构为3或4。

3.所增加的科目编码长度大于一级科目编码长度，则需在科目余额文件中检索其直接上级科目。若检索出其直接上级科目编码，则该科目的科目级别等于其直接上级科目级别加1，科目结构为其直接上级科目结构后面串接其科目编码长度。若没有检索出其直接上级科目编码，则表示其直接上级科目编码不存在，所增加的科目出错，不能保存。

4.所增加的科目编码小于一级科目编码长度，则出错。

(五)科目编码对照文件设计

科目编码对照文件设计可参照前述科目余额文件的设计。